Зачем бизнесу сверять расчёты с партнёрами и налоговой: разбираем акт сверки

Каждый бизнес постоянно заключает сделки — оплачивает товары, услуги, работы. Плюс нужно следить за платежами в бюджет: вовремя платить налоги, взносы и сборы. Бухгалтерия старается всё учитывать точно, но периодически стоит свериться с партнёрами — для этого и нужен акт сверки расчётов.

Почему стоит делать сверку

Закон не заставляет компании и ИП обязательно составлять акт сверки, но многие делают это — и вот почему:

1. Чтобы отчётность была без ошибок. Раз в год каждая фирма сдаёт бухгалтерскую отчётность. Там, в том числе, показывают, сколько кто должен: дебиторскую и кредиторскую задолженность. Сверка помогает убедиться, что партнёр согласен с этими суммами — и в отчёте не будет промахов.
2. Чтобы разобраться, кто кому должен. Часто договор выполняется не за один раз: одна сторона даёт аванс, другая предлагает рассрочку, кто‑то берёт товарный кредит, проводят взаимозачёты и т. д. Накапливается куча бумаг, и уже сложно понять, кто и сколько остался должен. Акт сверки всё проясняет.
3. Чтобы подготовить претензию. Если нашли расхождения, акт станет основанием для претензий. Это первый шаг до суда — возможно, получится договориться без него.
4. Чтобы продлить срок для подачи в суд. Обычно у вас есть три года, чтобы взыскать долг через суд. Если срок почти вышел, а партнёр готов признать долг и подписать акт сверки, отсчёт начинается заново. Так кредитор получает ещё три года на взыскание.

В какой форме составить акт сверки с партнёром

Оформить сверку можно по‑разному:

• по шаблону, который заранее согласовали в договоре;
• по своей форме — если она удобна вашей компании;
• в виде документа из бухгалтерской программы.

Если работаете с электронными документами, используйте утверждённую форму акта — она закреплена приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Такой акт отправляют не только партнёру, но и в налоговую — если они запросят пояснения.

Как заполнить акт сверки: пошаговое объяснение

В электронном акте все поля уже есть — просто внесите свои данные. Если делаете документ сами, он может выглядеть так:

• Шапка. Укажите стороны — кто с кем сверяется, и дату составления.

Таблица с операциями. Она делится на два больших блока — по одному на каждую сторону. Каждый блок содержит четыре колонки:

• дата операции или оплаты;
• подтверждающий документ — например, счёт, накладная, платёжка, с реквизитами;
• суммы по дебету — сколько должен партнёр;
• суммы по кредиту — сколько должны вы.

Сальдо и обороты. Укажите:

• сальдо на начало периода;
• сальдо на конец периода;
• обороты за период — общую сумму по дебету или кредиту.

1. Итог. В конце напишите, что расхождения не выявлены (если их действительно нет).
2. Реквизиты и подписи. Впишите данные сторон и поставьте подписи.

Кто может подписать акт

Обычно это делает руководитель компании или сам ИП. Перед подписанием он может свериться с бухгалтером — тот подтвердит, что цифры верные.

Иногда подписывать поручают:

• заместителю;
• главному бухгалтеру;
• коммерческому директору;
• другому сотруднику.

Но тогда у человека должна быть доверенность — в ней чётко прописывают право подписывать акты и признавать долги. Без этого срока исковой давности не продлить.

Важный нюанс

Акт сверки не подтверждает сами операции — он лишь фиксирует их итоги. Он составляется на основе первичных документов: счетов, накладных, платёжек. Если таких бумаг нет, даже подписанный акт не поможет взыскать долг через суд.

Как провести сверку с партнёром

Чёткого порядка для сверки нет — стороны могут договориться о нём заранее, например, сверяться каждый квартал. Если такого пункта в договоре нет, любой партнёр может предложить свериться — достаточно отправить запрос в свободной форме.

Есть и другой вариант: сразу направить заполненный акт. Если партнёр согласен, он внесёт свои данные и подпишет документ.

Что делать, если данные не сошлись

Бывает, что суммы у сторон не совпадают. Тогда составляют акт с расхождениями:

• в таблице приводят разные цифры;
• в конце пишут, что есть разногласия.

Каждая сторона должна подтвердить свою позицию документами. К акту прикладывают протокол разногласий.

Если отношения с партнёром доверительные, можно уладить всё устно: бухгалтерия запросит нужные бумаги, разберётся в ошибках, и стороны подпишут акт с одинаковыми итогами. Но лучше всё же оформлять каждый шаг письменно.

Если нашли переплату

Когда сверка показала, что вы переплатили, а партнёр с этим согласен, отправьте ему письмо о возврате денег. Составьте его в свободной форме, но обязательно сошлитесь на подписанный акт сверки.

Важно помнить

Заставить партнёра свериться нельзя, если это не прописано в договоре. Все споры решают в общем порядке — вплоть до обращения в арбитражный суд.

Сверяемся с налоговой

ФНС — не обычный партнёр, но контролировать платежи в бюджет так же важно, как и расчёты с контрагентами.

Для сверки с налоговой используют специальные бланки (приказ ФНС от 21.06.2023 № ЕД-7-19/402@):

• приложение 1 — для платежей в рамках ЕНП;
• приложение 2 — для остальных платежей.

Сальдо ЕНС показывает только переплату или недоимку, а акт сверки даёт больше деталей:

• как распределяются суммы по налогам, сборам, взносам;
• какие деньги вернулись из бюджета (включая возмещение НДС и акцизов);
• какие платежи отсрочены или приостановлены.

Как запросить акт сверки у ФНС

Подать заявление можно:

• на бумаге — по форме из письма от 29.12.2022 № АБ-4-19/17879;
• в электронном виде — по форме из письма от 09.01.2023 № АБ-4-19/7.

Сроки ответа:

• 5 рабочих дней — если подали бумажное заявление;
• 3 рабочих дня — если запрос электронный.

Если не согласны с данными ФНС

В акте укажите свои цифры и суммы расхождений по каждому платежу. Подпишите документ и отправьте его обратно в ИФНС.

Налоговая ответит в течение 30 дней. Возможно, попросят дополнительные документы. Потом выяснят, кто ошибся:

• если ИФНС — пришлют новый акт сверки;
• если вы — придётся подать уточнённые декларации или расчёты и запросить акт заново.

Коротко о главном

1. Сверка расчётов не обязательна, но помогает бизнесу: избежать ошибок в отчётности, подготовить претензии, продлить срок для суда.
2. Для партнёров можно использовать свою форму акта, а для электронного документа — утверждённую ФНС.
3. Подписывать акт должен руководитель или ИП. Если подписывает другой человек, проверьте доверенность — там должно быть право признавать долги.
4. Акт сверки — не первичный документ. Без подтверждающих бумаг он не поможет взыскать долг в суде.
5. Сверку с ФНС проводят, если не согласны с сальдо ЕНС. Для этого есть специальные формы заявлений, а порядок работы прописан налоговой службой.