Управление запасами: как не переплатить и не остаться без товара

Думаете, чем больше закупить — тем лучше? На первый взгляд, да: защитились от скачков цен, сэкономили на доставке. Но есть и обратная сторона: деньги «заморожены», а расходы на хранение растут. Может, лучше сократить ассортимент до минимума? Нет, это не выход. Разберёмся почему — и покажем, как управлять запасами грамотно. В конце — два готовых Excel‑расчётчика в подарок!

Зачем вообще управлять запасами?

Задача проста: найти золотую середину между двумя крайностями:

• забитыми доверху складами и огромным ассортиментом;
• минимальным набором позиций — по паре штук на каждую.

Цель — увеличить прибыль. И слишком большие, и слишком маленькие запасы могут как помочь, так и помешать.

Что вообще считается запасами?

Это:

• товары на складе и в торговом зале;
• сырьё и материалы в цехе или на складе;
• полуфабрикаты, которые ещё не прошли полный цикл обработки;
• готовая продукция — даже та, что уже в пути к покупателю.

Плюсы и минусы больших запасов

Когда много — это хорошо

1. Экономия на доставке и закупках. Купили сразу три вагона запчастей из Китая — поставщик дал скидку, а расходы на доставку «размазались» по всему объёму.
2. Быстрое выполнение заказов. На складе много товаров и широкий выбор — клиент всегда найдёт то, что нужно.
3. Бесперебойное производство. Запас щебня на зиму — и летом, когда с поставками напряжённо, стройка не встанет.
4. Защита от роста цен. Закупили куриные тушки по 200 руб., пока фермер не поднял цену до 300 руб. — и полгода торгуем без лишних затрат.

Когда много — это проблема

1. Деньги «заморожены». Завтра платить зарплату, а все средства ушли на закупку — ситуация знакомая многим.
2. Низкая оборачиваемость. Купили ящик товаров с перламутровыми пуговицами, а их не берут уже два года. Хоть бы по себестоимости сбыть!
3. Высокие расходы на хранение. Где держать щебень с зимы до лета? Придётся платить за аренду площадки.
4. Потери от порчи и краж. Набрали куриных тушек, а половину не успели продать — испортилось.

А если запасов мало?

Тогда картина меняется: деньги в обороте, траты на хранение низкие, оборачиваемость высокая. Но появляются другие риски:

• простои производства из‑за нехватки материалов;
• закупки по выросшим ценам;
• уход клиентов к конкурентам, если нужного товара нет в наличии.

Получается, грамотное управление запасами помогает решить все эти задачи.

Как устроена система управления запасами?

Всё сводится к трём этапам:

1. Купили — подешевле, чтобы снизить себестоимость и увеличить маржу.
2. Сохранили — так, чтобы не списывать испорченное или украденное.
3. Продали — побыстрее, чтобы деньги вернулись в оборот.

Система управления запасами — это комплекс мер, который помогает закупать, хранить и продавать с минимальными потерями и максимальной эффективностью.

5 ключевых направлений для управления запасами

1. Классифицировать запасы.
2. Проанализировать доходность, найти излишки и дефицит.
3. Выбрать модель управления закупками.
4. Сократить потери и расходы на хранение.
5. Внедрить ПО для учёта и анализа.

Начинать лучше с классификации — она задаст основу для всего остального.

Этап 1. Классификация запасов: группируем под задачи бизнеса

Классификация — это группировка запасов под конкретные цели компании. Она помогает понять, как эффективнее закупать, хранить и использовать товары.

Например:

• по оборачиваемости — чтобы отследить «залежавшиеся» позиции и провести распродажу;
• по условиям хранения — чтобы рассчитать площадь тёплого склада для товаров, которые нельзя оставлять на морозе.

Варианты группировки

Компания сама выбирает, какие группы создавать. Можно остановиться на 3–4 вариантах:

• виды;
• места хранения;
• условия хранения;
• назначение;
• оборачиваемость;
• рентабельность.
• Разберём подробнее.

По видам

Группы:

• сырьё и материалы;
• вспомогательные материалы;
• незавершённое производство;
• полуфабрикаты и комплектующие;
• готовая продукция;
• товары;
• тара;
• возвратные отходы.

Этот вариант подходит всем — он основан на плане счетов для бухучёта.

По местам хранения

Примеры:

• для торговой компании: оптовый склад в Москве, розничные склады в Рязани и Твери;
• для производства: производственные запасы (в цехе), складские (на собственных складах), транспортные (в пути).
• Такой подход показывает, где сейчас находится товар — в цехе, на складе или в дороге.

По условиям хранения

Подходит для товаров, требующих особых условий:

• особые условия (холодильник, отапливаемый склад);
• без особых условий (открытая площадка).

По назначению

Группы:

• страховые запасы — неприкосновенный запас на случай форс‑мажора;
• сезонные — заготовки для пиковых продаж (рюкзаки к сентябрю, ёлочные игрушки к декабрю);
• запасы продвижения — товары для акций («чёрные пятницы», распродажи);
• спекулятивные — импортные товары, закупленные по выгодному курсу;
• текущие — объёмы для обычной работы без форс‑мажоров.

По оборачиваемости

Группы по дням оборота:

• до 30 дней;
• 31–90 дней;
• 91–180 дней;
• свыше 181 дня.

Цифры зависят от специфики бизнеса: для молочной продукции 30 дней — много, а для линолеума полгода — нормально.

По рентабельности

Группы:

• рентабельные — продаются выше себестоимости;
• убыточные — продаются ниже себестоимости;
• с рентабельностью выше/ниже средней.

Такая группировка помогает анализировать продуктовую линейку и находить «чёрные дыры», куда утекает прибыль.

Этап 2. Анализ запасов: ищем доходность, излишки и дефицит

Анализ помогает понять:

• какие позиции выгоднее продавать;
• есть ли затоваривание или дефицит.

Два подхода:

1. Подсчёт доходности и убыточности по каждой позиции.
2. Графики складских остатков.

Пример: магазин канцтоваров

Анализируем 5 позиций: карандаши, фломастеры, акварель, батарейки, календари. Считаем:

• оборачиваемость (дни);
• маржинальность (%);
• доходность (%);
• убыточность (%);
• рентабельность (%).

Результат:

• товар 1 — 326,67 %;
• товар 5 — 136,26 %;
• товар 4 — 84,21 %;
• товар 2 — 9,82 %;
• товар 3 — –13,34 %.

Товар 3 — аутсайдер: потери перекрывают доход. Его стоит вывести из ассортимента. Товар 2 тоже кандидат на выбытие — продажи редкие, лучше закупить что‑то более маржинальное.

Этап 3. Модели управления закупками

Два основных подхода:

• Точка заказа — покупаем, когда остаток подходит к порогу.

Фиксированный период — заказываем через равные промежутки времени.

Выбор зависит от:

• срока поставки;
• спроса на товар;
• потерь из‑за отсутствия товара.

Как рассчитать оптимальный период между поставками?

Формула:

T=S⋅I2C​​
​​где:

• T — дни между поставками;
• C — затраты на размещение заказа (руб.);
• S — средняя дневная потребность (шт.);
• I — средние затраты на хранение единицы запаса (руб./день).

Этап 4. Управление на складе: сокращаем потери и расходы

Задачи:

• сохранить запасы (избежать порчи и краж);
• удешевить хранение (не платить за полупустой или забитый неликвидом склад).

Как бороться с неликвидами?

Есть несколько рабочих способов, которые помогут избавиться от залежалого товара и вернуть деньги в оборот:

Маркетинговые приёмы:

• разместите товары на видных местах — на уровне глаз, у касс или на торцах витрин;
• выделите их яркими ценниками или табличками «Скидка»;
• запустите акцию «3 = 2» или «Купи два — получи третий со скидкой»;
• предложите увеличенную гарантию, если она предусмотрена;
• отправьте персональное предложение тем, кто раньше покупал похожие товары.

Скидки с условиями:

• дайте скидку за объём покупки;
• сбросьте цену за предоплату или аванс;
• предложите самовывоз в течение дня по сниженной цене.

Новые каналы продаж:

• предложите неходовые товары сотрудникам;
• организуйте агентские продажи — пусть работники получают процент за каждую сделку;
• создайте группу в соцсети или канал в мессенджере и рекламируйте там остатки.

Преобразование товара:

• обновите упаковку, если она помялась или загрязнилась;
• дополните товар полезным бонусом — например, к обуви добавьте крем, а к набору карандашей — ластик.

Возврат поставщику:

1. если партнёр лоялен, попробуйте договориться о возврате неходового товара — например, курток с непопулярной расцветкой.
2. С материалами и сырьём подход другой: их не продают, а используют в производстве. Поэтому главное — не закупать лишнего и хранить правильно. Так вы избежите порчи из‑за долгого хранения или неподходящих условий.

Как предотвратить кражи на складе?

Чаще всего проблемы создают не воры со стороны, а собственные сотрудники. Вот три проверенных способа снизить риски:

1. Коллективная материальная ответственность. Если в смене работает несколько человек и сложно определить виновного, заключите с ними договор о коллективной ответственности (ст. 245 ТК РФ). Так работники будут внимательнее следить друг за другом.
2. Чёткий учёт по правилам. Все операции с запасами — приёмку и выдачу — оформляйте по первичным документам с подписями и печатями. Проводите плановые инвентаризации раз в квартал, а также в особых случаях — например, перед годовой отчётностью или при увольнении кладовщика.

Видеонаблюдение. Установите камеры на складе, но сначала получите согласие сотрудников. Для этого:

• письменно уведомите их за два месяца до монтажа (ст. 74 ТК РФ);
• внесите изменения в трудовые договоры;
• укажите в Правилах трудового распорядка, что рабочее место оснащено системой видеонаблюдения.

Так вы дадите сотрудникам выбор: принять новые условия или уволиться.

Этап 5. Управление движением запасов: выбираем программу для учёта

Без надёжного ПО управлять запасами сложно. Какую программу выбрать? Рекомендуем продукты на платформе «1С:Предприятие» — вот почему:

• российская разработка — нет проблем с санкциями и оплатой;
• решения под 12 направлений бизнеса: торговля, строительство, производство, логистика и т. д.;
• возможность доработки под нужды компании — например, добавить отчёт с нужной аналитикой.

Опыт компаний: как используют «1С» для управления запасами

ООО «Принт Колор»: краски для гибкой упаковки

В 2022 году компания перешла с «1С:Комплексная автоматизация 1.1» на «1С:ERP Управление предприятием 2». Что сделали:

1. Разработали эталонные спецификации для сырья. В них включили самые дорогие импортные материалы, чтобы контролировать себестоимость и вовремя заменять их аналогами без потери качества.
2. Доработали оформление прихода запасов. Когда менеджер формирует заказ, в программе появляется приходный ордер со статусом «В ожидании» и датой поставки. Кладовщик проверяет соответствие и переводит ордер в статус «Принято на склад» или составляет акт о расхождении. Бухгалтерия сверяет данные с документами от поставщика.
3. Зафиксировали неснижаемый остаток для каждого сырья. Программа анализирует план производства, среднее потребление и сроки доставки. Если запас подходит к минимуму, она уведомляет менеджера о необходимости заказа.

АО «Донаэродорстрой»: строительство дорог

Компания использует «1С:Управление строительной организацией». Процесс планирования закупок:

1. В систему вносят планы строительства для каждой дороги.
2. К планам привязывают потребность в материалах через технологические карты и сметы.
3. Потребность со всех объектов собирают в одну таблицу.

На её основе служба снабжения и финотдел планируют закупки и сроки доставки.

Коротко о главном

На первый взгляд, управление запасами кажется простым: купил — продал — получил прибыль. Но когда бизнес растёт, без системы не обойтись. Если не наладить учёт и анализ, легко:

• закупить лишнего — и заморозить деньги на складе;
• недозакупить — и столкнуться с простоями или уходом клиентов к конкурентам;
• не заметить неликвиды — и потерять прибыль из‑за порчи или краж.

Грамотный подход решает эти проблемы:

• классификация помогает сгруппировать запасы под задачи бизнеса;
• анализ выявляет доходность, излишки и дефицит;
• правильная модель закупок оптимизирует частоту и объёмы заказов;
• меры на складе сокращают потери и расходы на хранение;
• ПО автоматизирует учёт и даёт точную картину движения запасов.

Что делать дальше?

1. Классифицируйте запасы по критериям, которые важны для вашего бизнеса.
2. Проведите анализ доходности и оборачиваемости — найдите аутсайдеров.
3. Выберите модель закупок: с точкой заказа или фиксированным периодом.
4. Оптимизируйте складские процессы — снижайте потери и траты на хранение.
5. Внедрите ПО для учёта — например, решение на базе «1С».

И не забудьте скачать наши два Excel‑расчётчика — они помогут быстро посчитать оборачиваемость, рентабельность и оптимальный период между поставками.