Штатное расписание: что это, зачем нужно и как составить

Представьте себе список, где чётко прописано, кто и на какой должности работает в компании, сколько таких должностей есть в наличии и сколько за них платят. Это и есть штатное расписание. Разберёмся подробнее, зачем оно нужно, как его составить и что важно учесть.

Обязательно ли оно нужно

Да, этот документ обязателен для любой организации — так говорит закон. В Трудовом кодексе РФ (ст. 57) прописано: в трудовом договоре надо указать, какую должность занимает сотрудник — и она должна соответствовать штатному расписанию.

Не путайте его со «штатной расстановкой» — это уже список конкретных людей на должностях. Такой документ делать необязательно, он нужен скорее для удобства руководителя: чтобы быстро посмотреть, кто где работает и каких специалистов не хватает. Каждая компания может оформить его как угодно — строгих правил нет.

Кого включать в расписание

В штатное расписание попадают только те, кто работает по трудовому договору. Разберём нюансы:

1. ИП с наёмными работниками. Если сотрудники оформлены по трудовым договорам — расписание нужно. Если работают по гражданско‑правовому договору (ГПХ) — включать их не надо.
2. Сам предприниматель. Он не считается наёмным работником, поэтому себя в расписание не вписывает.
3. Печать. Ставить её на документе не обязательно. Главное — подписи ответственных лиц.

Зачем вообще нужно штатное расписание

Этот документ помогает бизнесу работать слаженнее. Он:

• показывает структуру компании: какие есть отделы, должности и как они связаны между собой;
• фиксирует зарплаты: оклады, ставки, надбавки и премии;
• помогает следить за изменениями: когда нужно добавить новую должность, сократить старую или переименовать её;
• упрощает планирование бюджета — вы видите, сколько денег уходит на зарплаты;
• позволяет контролировать штат: сколько людей занято на каждой позиции и какие места пока свободны;
• помогает эффективнее использовать ресурсы — и деньги, и рабочую силу.

Как составить штатное расписание

Можно придумать свою форму или взять готовую — унифицированную форму Т‑3. Она была утверждена Госкомстатом России в 2004 году, но это рекомендация, а не жёсткое требование.

Если решили использовать форму Т‑3, заполняйте таблицу из десяти столбцов и следуйте инструкции:

1. Вверху напишите название организации.
2. Укажите код по ОКПО.
3. Проставьте номер и дату составления документа.
4. Определите, на какой срок действует расписание.
5. Напишите номер и дату приказа, которым утверждаете расписание, и укажите общее число сотрудников.

Заполните таблицу:

• в первый столбец впишите названия отделов (например, «бухгалтерия», «отдел продаж», «администрация»);
• укажите код подразделения;
• пропишите должности с учётом разряда и квалификации;
• отметьте число штатных единиц: полная ставка — это 1, полставки — 0,5;
• внесите размер оклада за месяц;
• в столбцах 6–8 укажите надбавки — премии, доплаты за стаж или сложные условия труда (если их нет, графы можно оставить пустыми);
• посчитайте общую зарплату для подразделения: сложите оклад и все надбавки, умножьте на количество штатных единиц;
• при необходимости добавьте примечания — например, о вакантных местах.

Внизу подведите итоги по столбцам 4–10.

Подпишите документ: это должны сделать руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Особенности для разных организаций

В некоторых сферах есть свои нюансы. Например, в медицине в расписании указывают все должности — и врачебные, и неврачебные. Если речь о заведующем отделением, пишут его специализацию: «заведующий кардиологическим отделением — врач‑кардиолог». Количество должностей должно совпадать с данными по фонду оплаты труда. В частных клиниках руководитель сам решает, сколько сотрудников нужно, а утверждает расписание главный врач.

Кто и как утверждает документ

Составить расписание может кто угодно из ответственных: бухгалтер, кадровик или HR‑специалист. Утверждают его приказом директора или того, кому он делегировал это право.

В приказе обычно указывают:

• когда расписание начинает действовать;
• что предыдущее расписание (если было) теперь неактуально;
• кто отвечает за исполнение приказа.

Как часто обновлять

Закон не диктует строгих сроков — компания сама решает, когда менять расписание. Обычно его делают на год, но можно и на месяц, и на пять лет. Обновляют, если произошли серьёзные изменения:

• открыли новый отдел;
• сократили несколько должностей;
• переименовали позиции;
• изменили зарплаты.

Если изменения небольшие, можно не составлять новое расписание, а внести правки в старое — через отдельный приказ.

Сколько хранить

Сроки хранения зависят от ситуации:

• по месту утверждения — постоянно;
• в компаниях, которые не передают документы в госархивы, — до ликвидации организации;
• в остальных случаях — три года.

Как внести изменения

Допустим, нужно сократить вакансию, повысить зарплату или переименовать должность. Для этого издают приказ в свободной форме. В нём пишут:

• название организации;
• номер и дату документа;
• причину изменений;
• когда они вступают в силу.

Подписывают приказ руководитель, бухгалтер и кадровик.

Важно: уменьшить оклад без причины нельзя. Основанием может быть только изменение условий труда. Например, если часть обязанностей сотрудника автоматизировали, его нагрузка снизилась — тогда зарплату можно пересмотреть. Но сначала нужно издать приказ и обновить и расписание, и трудовой договор.

Выписка из штатного расписания: когда и как получить

Это краткая справка: должность и зарплата сотрудника с надбавками. Её могут запросить:

• сам работник — для налоговой, банка, суда или СФР;
• другие отделы компании — например, бухгалтерия или кадры.

Чтобы получить выписку, напишите заявление на имя руководителя с указанием цели. Работодатель обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней.

Готовит выписку бухгалтер или кадровик. Форма свободная — можно взять за основу таблицу из основного расписания. Внизу ставят отметку о верности данных, дату и подпись ответственного лица. Сотрудник, которому выдали выписку, подтверждает, что ознакомился с ней.

Коротко о главном

1. Штатное расписание — обязательный документ, который фиксирует структуру компании и фонд оплаты труда.
2. Форма Т‑3 — рекомендованная, но не обязательная.
3. В расписание включают только работников по трудовым договорам.
4. Документ утверждают приказом руководителя и подписывают ответственные лица.
5. Обновляют его при существенных изменениях — через новый приказ или правки в старом.
6. Выписку из расписания выдают по запросу в течение трёх рабочих дней.